El uso de una centralita telefónica evita conectar todos los teléfonos de una oficina de manera separada a la red de telefonía local pública (RTC), evitando a su vez que se tenga que tener una línea propia con salidas de llamadas y cargos mensuales hacia la central telefónica que regresan nuevamente para establecer comunicación interna. En oficinas pequeñas se utilizan los teléfonos con líneas directas a la central pública, en este caso no habría necesidad de realizar llamadas internas en caso de ser muy pequeña físicamente.

Una centralita telefónica, puede automatizar los procesos de tráfico de llamadas de una oficina gracias a sus múltiples funciones, eliminando en algunos casos la necesidad de que la recepcionista o secretaria atienda la totalidad de las llamadas entrantes, utilizando contestadoras automáticas que interactúan con el llamante mediante el teclado del teléfono. En todo caso, hace más rápida la comunicación con el destinatario final.

Una centralita requiere poco mantenimiento y tiene un promedio de 10-15 años de vida útil, para el cual se habría vuelto obsoleto, defectuoso, o simplemente la capacidad no daría abasto para el crecimiento de la compañía. Este último problema se ha solucionado con la capacidad de expansión que tienen las centralitas; es decir, se colocarían, en ranuras destinadas para ello, tarjetas de expansión que contienen puertos con conectores telefónicos para aumentar el número de líneas troncales conectadas a la centralita y/o más extensiones internas.

Funciones

Una centralita mantiene tres funciones esenciales:

• Establecer llamadas entre dos o más usuarios. (Llamadas internas o externas)
• Mantener la comunicación durante el tiempo que lo requiera el usuario.
• Proveer información para contabilidad y/o facturación de llamadas.

Además existen los denominados servicios adicionales, la mayoría de ellos atribuibles dependiendo del modelo y/o módulos instalados en ella:

• Marcado Automático
• Contestador automático
• Distribuidor automático de tráfico de llamadas
• Servicio de directorio automatizado (usuarios pueden ser ruteados a la extensión deseada tecleando o diciendo verbalmente las iniciales o el nombre del empleado)
• Cuentas con códigos para registrar llamadas
• Desvío de llamadas (al estar ocupado, no contesta, o incondicional)
• Contestar llamadas de otra extensión timbrando
• Transferencia de llamadas
• Llamada en espera
• Aviso mediante timbre cuando una línea externa/extensión está libre.
• Conferencia entre 3 o más usuarios.
• Mensaje de Bienvenida
• Marcación Abreviada (Speed Dialing)
• Marcado de una extensión desde el exterior del sistema
• No-Molestar (DND)
• Sígame (programar desvío de llamadas desde cierta extensión desde una distinta)
• Música en espera
• Servicio o modo nocturno/hora de almuerzo
• Contestador automático de buzón de voz
• Anuncio por altavoces

Y otros servicios no tan comunes.

Funcionamiento

Los centralitas de gran escala, instalados en grandes oficinas funcionan como dispositivos físicos que administran el tráfico de llamadas, incluso contabilizan las llamadas para uso financiero y de facturación. (Información utilizada por la compañía de teléfono, quien programará la central además para hacerla compatible y reconozca otras centrales de su entorno de redes telefónicas primarias) Hoy en día una centralita no es más que una computadora especializada, siendo el usuario quien podrá configurar los parámetros de las llamadas entrantes y salientes. Generalmente el usuario conecta la centralita por un único enlace digital, utilizando tan solo 2 pares de cables en lugar de 2n hilos para las n líneas externas contratadas. Generalmente estos enlaces tienen capacidad de portar hasta 30 líneas sin llegar a comprimir la información de la voz lo suficiente como para degradarla.

Llamadas internas

Son llamadas gratuitas, ya que es la propia compañía la dueña de los dispositivos. El usuario marca directamente la extensión deseada sin pasar ésta por ninguna línea externa.

Uso doméstico

El uso doméstico no deja de ser para grandes casas en barrios acomodados de ciudades alrededor de todo el mundo, y no es más que para comodidad de los usuarios por los siguientes motivos:

• Cada teléfono tiene su propia extensión independiente
• Definir selectivamente extensiones que timbrarán con llamadas entrantes desde el exterior
• Transferir llamadas hacia otras extensiones
• Comunicación interna
• Compatibilidad con portero eléctrico
• Restricción de llamadas a ciertos números y/o el tiempo de las mismas
• Conexión de 2 o más líneas a la central y cada una de ellas accesible desde cualquier teléfono.